Как защитить бюджет на обучение: советы для HR

18.09.2024
15 мин
В условиях острого дефицита кадров основной приоритет компаний — развитие и мотивация сотрудников. Корпоративное обучение — мощный инструмент в удержании сотрудников, который позволяет растить кадры внутри. Но как получить поддержку руководства на развитие обучения?
В любом бизнесе ресурсы всегда ограничены, в таких условиях HR-специалистам приходится конкурировать с другими отделами за бюджет. Удобство и сокращение времени — слабый аргумент в пользу внедрения инструментов автоматизации. Поэтому одна из основных задач HR — уметь четко и аргументированно защитить свой бюджет перед руководством и продемонстрировать, как именно корпоративное обучение и автоматизация помогут повысить эффективность бизнеса. В статье расскажем о том, что важно учесть при планировании HR-бюджета.
Бюджет = стратегия?

HR-бюджет — детализированная смета расходов на персонал компании, планируемая, как правило, на весь год. Это часть бизнес и HR-стратегии.

Почему HRы испытывают сложности
при планировании бюджета?

Основные правила планирования
HR-бюджета:

Важно спрогнозировать несколько вариантов развития событий, провести анализ прошлого и просчитать все возможные расходы.

Сценарное планирование и ориентация на долгосрочные цели

1
Важно спрогнозировать несколько вариантов развития событий, провести анализ прошлого и просчитать все возможные расходы.

Подготовить ответы на все вопросы

2
Проведите опрос сотрудников перед планированием бюджета: чего им не хватает в корпоративном обучении, что хотелось бы улучшить или изменить? Проанализируйте основные цели компании на год, из этих данных будут формироваться ваши основные аргументы.
Автоматизируйте создание опросов сотрудников с помощью Edstein! Создавайте опросы
в удобном конструкторе, автоназначайте напоминания для отдельных сотрудников, отделов или департаментов, просматривайте результаты в режиме реального времени!

Собрать запросы сотрудников и бизнеса

3
Сотрудники — основной ресурс компании. Когда персонал видит, что компания вкладывается в качественные платформы корпоративного обучения, его лояльность растет, а преданность работодателю увеличивается. Сотрудники чувствуют, что об их развитии и росте заботятся, от этого увеличивается вовлеченность и мотивация.

Не нужно экономить на сотрудниках

4
Важно определить критерии оценки эффективности внедрения того или иного инструмента на берегу. Это могут быть: экономические метрики, уровень удовлетворенности сотрудников обучением, результативность работы сотрудников после прохождения обучения и так далее.

Определить критерии эффективности

5
Одна из основных задач HR — помогать бизнесу в решении задач, то есть, помогать экономить или зарабатывать. Автоматизация обучения, в свою очередь, может быть как про экономию, так и про дальнейшую прибыль компании. Например, единое автоматизированное онлайн-обучение поможет избавиться от затрат на материалы, преподавателей, аудитории. Единая платформа также поможет наполнить кадровый резерв, быстро провести качественную адаптацию или удержать таланты, тем самым, избежав расходы на найм и ручную адаптацию специалистов.

Четко понимать, какую задачу бизнеса вы решите

6

Как понять, что ваш бюджет топ? Сверьтесь с нашим чек-листом

Чек-лист хорошего HR-бюджета:

Связь с бизнес-стратегией и целями компании
Аргументы, построенные на данных
Прозрачность (понятно, откуда взята та или иная цифра, почему затраты уменьшились или увеличились)
Гибкость (возможность реагировать на изменения и вносить корректировки в бюджет)
Учтены все возможные расходы бизнеса на персонал

Как защитить HR-бюджет на автоматизацию обучения: пошаговый план

Шаг №1 Выбор стратегии

На данном этапе определяем, какую задачу бизнеса помогаем решать — сэкономить или заработать? Также нужно сравнить текущие затраты с выгодами компании от внедрения автоматизации. При анализе данных важно проанализировать:
  • Текущие затраты: сколько компания сейчас тратит на организацию обучения
  • Затраты на автоматизацию
  • Уровень привлечения, вовлеченности, лояльности и удержания сотрудников сейчас. Определить, какие есть проблемы. На основании этих данных показать, как автоматизация повлияет на улучшение показателей
  • ROI (возврат инвестиций). показатель продемонстрирует, насколько эффективны будут инвестиции.

Шаг №2 Анализ конкурентов

Часто при защите HR-бюджета задают вопрос «А сколько тратят другие?». На этот случай вы уже будете подготовлены, кроме того, анализ затрат конкурентов поможет избежать чрезмерных трат или недофинансирования. «Но это ведь закрытая информация!», — скажете вы. И будете правы. Тут на помощь приходит ваш нетворкинг. Знакомство и общение с коллегами в специализированных чатах, мероприятиях и конференциях.

Шаг №3 Сбор аргументов

На данном этапе происходит выбор конкретной LMS-платформы и ее сравнение с конкурентами. Лайфхак: визуализируйте данные в наглядной таблице, чтобы ваш выбор можно было легко и наглядно обосновать перед руководством.
На какие критерии при выборе LMS-платформы опираться? Примерный список критерий:

  1. Сроки внедрения (как долго происходят сроки запуска, есть ли демо-доступ, наличие обучения по платформе и т. д.)
  2. Безопасность (соответствует ли система внутренним требованиям безопасности, выдерживает нагрузку большого количества пользователей и т. д.)
  3. Наличие технической поддержки
  4. Функциональность (наличие мобильного приложения, возможность загружать на платформу разные форматы контента, напоминания, геймификация и т. д.)
  5. Интерфейс (стилизация платформы под корпоративный стиль организации, возможность мультиязычности, удобство и т. д.)
  6. Отзывы и кейсы клиентов
  7. Оценка сотрудников (оценка 360, оценка компетенций, практические задания, опросы и т. д.)

Шаг №4 Ожидаемые результаты

Необходимо показать, как решение повысит эффективность работы организации, какие проблемы поможет решить и какие процессы улучшит.

Шаг №5 Подготовка презентации

Презентация — возможность защитить бюджет на максимум. Следует придерживаться ряда правил, которые помогут вам улучшить выступление:

  1. Структура. Избегайте большого количества текста и “воды” на слайдах. Больше цифр и данных.
  2. Визуал. Презентация должна быть визуально привлекательной, все должно быть наглядно и легко читаемо. добавляйте графики, диаграммы, картинки.
  3. Стройте повествование по модели ROSA: R - reality (ситуация на данный момент, какие есть проблемы), O - objective (конкретная цель, которую будем достигать), S - solution (решение, конкретная LMS-платформа), A - action (шаги, которые помогут достичь цели)

Edstein — система, которая поможет экономить на обучении сотрудников

Edstein упрощает процесс оценки 360
Возможности адаптации с Edstein:
  • Полноценные программы обучения.
  • Курсы. Загружайте готовые SCORM-пакеты, добавляйте материалы, применяйте микрообучение, автоматизируйте назначения.
  • Геймификация. Рейтинги и бейджи добавляют в обучение соревновательный эффект, повышая вовлеченность, а также увеличивая процент обученности.
  • Статистика. Просматривайте основные показатели, следите за динамикой, используйте фильтрацию, получайте расширенную HR-аналитику.
  • Автоматизация процессов. Систематизация, шаблонизирование обучения под типовые должности, увеличение скорости и охвата.
  • Индивидуальное развитие. Создание индивидуального плана развития сотрудника, доступ к открытому каталогу курсов.
  • Доступность. Сотрудники могут проходить обучение даже без ПК. Можно использовать мобильное приложение, проходя обучение по дороге на работу или в любое удобное время
Читайте больше полезного
про инструменты и тренды
в HR в нашем телеграмм-канале!