Как автоматизировать адаптацию сотрудников и нужно ли это?

Адаптация новых сотрудников — важный процесс, от которого зависит успешная интеграция новичков в команду и их удержание в компании. Однако традиционные методы адаптации требуют значительных ресурсов и не всегда оправдывают ожидания. По данным, Harvard Business Review, 23% текучки кадров в первый год трудоустройства происходит из-за слабой программы адаптации. С развитием технологий автоматизация онбординга стала популярной практикой, способной существенно упростить этот процесс, обеспечить последовательность, экономию времени и улучшить опыт удержания новых сотрудников, независимо от того, работают они в удаленном формате или в офисе. Но как понять, что пора уйти от ручного подхода и как это правильно сделать? Рассказываем в новой статье.

Автоматизация онбординга — это процесс внедрения цифровых решений для управления адаптацией новых сотрудников. Она помогает оптимизировать и структурировать этапы знакомства с компанией, обучение, сбор обратной связи, оценку и многое другое.

Переход от ручной адаптации к автоматизированной помогает не только HR-специалистам и руководителям экономить время свое время, но также положительно влияет на первое впечатление новичков о компании.

Процесс адаптации требует непосредственного участия HR-специалистов, руководителей и наставников. Каждый этап — от знакомства с корпоративной культурой до ввода в должность — контролируется вручную.

Процесс контролируется и направляется через цифровые платформы. Сотрудники получают доступ к обучающим материалам, видеоинструкциям и чек-листам, что позволяет проходить обучение самостоятельно и по установленной программе. Контроль прогресса осуществляется через автоматические отчёты и метрики, также можно провести опросы о ходе адаптации. Конечно, автоматизированный подход не исключает личного общения. Автоматизация предоставляет больше возможностей - можно общаться в чате, назначать встречи в календаре, настраивать систему уведомлений, чтобы ничего не упустить.

Требует значительных затрат времени от HR и руководителей. Они проводят встречи, объясняют политику компании и рабочие обязанности, отвечают на вопросы, предоставляют документы. При большом количестве новых сотрудников этот процесс становится крайне ресурсозатратным.

Значительно снижает трудозатраты. Основные материалы и обучение доступны онлайн, а HR и руководитель могут добавлять необходимые материалы и задачи
в планы адаптации.

Скорость зависит от загруженности HR-специалистов и руководителей, а также от количества новых сотрудников. Адаптация может затягиваться, если возникает необходимость в дополнительных встречах или разъяснениях.

Процесс адаптации проходит быстрее благодаря тому, что сотрудники могут начинать и завершать обучение в своём темпе, не завися от наличия времени у других сотрудников компании.

Контроль за процессом ведется вручную: HR следит за прогрессом через личные встречи и обсуждения. Отсутствуют автоматизированные инструменты для оценки эффективности процесса. Сложнее собирать и анализировать данные о ходе адаптации.

Встроенные системы аналитики позволяют отслеживать прогресс сотрудников в режиме реального времени. Платформы предоставляют подробные отчёты о завершённых заданиях, активности сотрудников и скорости освоения материалов, что позволяет оперативно корректировать процесс адаптации.

На каждом этапе требуются дополнительные усилия HR и руководителей, что ограничивает количество людей, которых можно адаптировать одновременно.

Можно одновременно адаптировать большое количество сотрудников без увеличения нагрузки на HR-отдел.

При большом количестве решений на рынке важно выбрать систему, которая будет соответствовать потребностям именно вашей компании. Рассмотрим ключевые критерии, которые помогут принять правильное решение:

Один из главных критериев при выборе платформы — её возможности. Важно, чтобы система могла выполнять все необходимые вам задачи:

Адаптация системы под нужды компании (визуальный вид платформы, отдельные инструменты и т. д.)

Система должна быть интуитивно понятной как для новых сотрудников, так и для HR, и руководителей. Удобный интерфейс повышает вовлеченность новичков и снижает вероятность ошибок.

Система должна быть гибкой и подстраиваться под потребности компании в зависимости от изменения численности персонала, специфики отрасли или вводимых новшеств.

Каждая компания уникальна, как и её сотрудники. Важно, чтобы автоматизированная система позволяла персонализировать процесс адаптации в зависимости от роли сотрудника, его уровня опыта и целей.